シフト表はどのタイプが良い?ガントチャート?勤務パターン一覧?


お店を開業し、シフト表の管理をする上で最初に悩むこと。
それは、シフト表のフォーマットをどうするかということではないでしょうか。
エクセルでテンプレートを作成するにしろ、定規を使って手書きでテンプレートを作成するにしろ、フォーマットはだいたいみんな似たようなものです。
管理の運用方法次第で決めるしかないのですが、一般的には大きく分ければ次の2タイプに分かれます。
ガントチャート形式
シフトを時間の長さに合わせて線を引いて描くタイプのシフト表です。

参考:https://www.kalusband.com/shift/shift_a.php
どちらかというと、お店に所属する人数がそれほど多くない、または1日に勤務する人数がそれほど多くないケースが向いているといえます。たくさんの人数をガントチャートのシフト表に記載してもわかりにくくなってしまいます。
メリットは、時間帯ごとの人数を把握しやすい事などです。
休憩時間の割り振りに関して指示を出したい時などもガントチャート形式は有効です。
1日単位や1週間単位で1枚を印刷することが多いため、事務所に貼りだす際に場所を取ることがデメリットでもあります。

勤務パターン一覧形式
早番・遅番とか、A勤・B勤のように勤務のパターンを記述するタイプのシフト表です。

参考:https://www.kalusband.com/shift/shift_e.php
人数が多いお店では、一覧表示させるこの方法のほうが向いていると思われます。
お店に貼りだす場合には、それほど場所を取らないのが利点でもあります。
半月や1か月の単位で作成することが一般的です。
また、各従業員のシフトが記載された行が固定化されるので、自分のシフトを確認するとき探しやすいというメリットもあります。
デメリットは、勤務パターンをたくさん作ると、見る人も作る人もわけがわからなくなりますので、勤務パターンの数が少ない業種に限定される点です。
17-22のように17:00~22:00を表す記載をするという方法もありますが、これだと、若干列幅をとりますので、1枚に1か月分を収めるにはA4サイズだと厳しいかもしれません。
さらに17:30という記載をしたい場合には、枠に入りきらないので、キリの良い時間だけでシフトが作成できれば良いのですが、そうでないイレギュラーなケースでは何かしらの工夫が必要です。
オープン直後のシフトは特別
飲食店などでは、お店が一番忙しいのは新規開店した直後です。
この時期は従業員も不慣れなため、人員も多めにシフトに入れます。
通常の2倍~3倍の人員をシフトに入れるのが普通です。しばらくして従業員も慣れたら、徐々にシフトの人数も減らしていくことでしょう。
新規開店時のシフト表は特別だと思ってください。開業時と通常時ではシフト表の運用も異なるぐらいの考えで良いと思います。
間違っても、開業時からシフト管理のシステム化を試みるようなことはしないでください。しばらくすれば運用が変わるので、最初に設定した内容や、ルールを変更することになり、徒労に終わります。

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